So archivieren Sie Ihre E-Mails automatisch auf einem MacBook

Viele von uns denken, dass die Archivierung ein unnötiger Schritt ist, wenn es um unsere E-Mails geht. Die meisten unserer Kollegen hier bei AppleToolBox tun dies nicht einmal. Sie ziehen es vor, ihre eingehenden E-Mails in ihrem Posteingang zu belassen und "Als gelesen markieren" und andere Flags zu verwenden, um Aktionen anzuzeigen, die für eingehende E-Mails ausgeführt werden müssen. Die häufigste Antwort auf das Nicht-Archivieren, die wir gehört haben, lautet: "Ich bewahre meine E-Mails in meinem Posteingang auf, damit ich sie leicht finden kann."

Das Archivieren von E-Mails erleichtert die Verwaltung Ihrer Zeit und bietet eine gewisse Struktur. Wenn Sie die E-Mails archivieren, mit denen Sie fertig sind, bleibt ein sauberer Posteingang mit den E-Mails übrig, die Ihre Aufmerksamkeit verdienen. Unordnung frei! Kein Verlust wichtiger E-Mails mehr. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der Sie Ihr Archivpostfach einrichten und Ihre E-Mails automatisch archivieren können.

Schritt - 1. Öffnen Sie Ihre Mail-Anwendung und klicken Sie auf Mailbox> New Mailbox

Schritt - 2 Legen Sie einen Namen für das neue Postfach fest und wählen Sie einen Speicherort aus der Dropdown-Liste. Wir empfehlen, dass Sie "Auf meinem Mac" als Speicherort verwenden und ihn entsprechend benennen. In diesem Beispiel wird ATB_Archive als Ordnername verwendet.

Schritt - 3 Nachdem Sie dies eingerichtet haben, steht Ihnen das Postfach wie jedes andere Postfach auf der linken Seite zur Verfügung. Sie können Ihre E-Mails manuell ziehen und ablegen, sobald Sie damit fertig sind.

Schritt - 4 Nun kommt der unterhaltsame Teil der Automatisierung des Archivierungsprozesses mithilfe von Regeln. Es ist ziemlich einfach, sobald Sie den Dreh raus haben.

Schritt - 5 Klicken Sie auf Mail> Einstellungen . Klicken Sie auf Regeln und wählen Sie Regel hinzufügen

Schritt –6 Legen Sie den Postfachordner für den Ordner fest, den Sie in Schritt 2 erstellt haben.

Schritt - 6 Benennen Sie die Regel im Beschreibungsfeld und fügen Sie Bedingungen hinzu. Sie können Bedingungen wie E-Mails hinzufügen, die älter als zwei Wochen sind. Drücken Sie die Taste +, um weitere Bedingungen hinzuzufügen. Hier können Sie ziemlich genau festlegen, dass "Alle E-Mails von Absender x oder Absender y" nicht archiviert werden. Speichern Sie Ihre Regeln.

Schritt - 7 Testen Sie es und Sie sind fertig. Sobald die E-Mails in Ihrem Posteingang den von Ihnen festgelegten Regeln entsprechen, werden sie von Ihrer E-Mail automatisch aus Ihrem Posteingang in den von Ihnen eingerichteten lokalen Archivordner verschoben.

Manchmal sind es die einfachen Dinge, die uns produktiver machen. Wenn Sie jemals Ihren Posteingang geöffnet haben und das Gefühl haben, einen Drink zu benötigen, sind Sie nicht allein. Bitte testen Sie die automatische Archivierungsfunktion und überzeugen Sie sich selbst!

Willkommen zu den unübersichtlichen Tagen im Posteingang!