21 Tipps und Tricks zu Apple Mail, die Sie möglicherweise nicht für iOS und macOS kennen

Viele iOS- und MacOS-Benutzer entscheiden sich auf beiden Plattformen für die native Mail-Anwendung. Für die meisten Menschen ist es nicht etwas, worüber sie sich wirklich Gedanken machen. Es funktioniert einfach. Aber wie bei vielen Dingen auf Apples Plattformen können Sie mit ein paar Tipps und Tricks dafür sorgen, dass es besser funktioniert.

Hier finden Sie eine Handvoll weniger bekannter, aber unglaublich leistungsfähiger Tipps und Tricks für Mail unter MacOS und iOS.

iOS

Obwohl es viele iOS-Mail-Clients von Drittanbietern gibt, ist die Standard- und native Mail-App wahrscheinlich die Anlaufstelle für den durchschnittlichen Benutzer. Es ist extrem einfach zu bedienen, aber es gibt ein paar Tricks im Ärmel.

9. Verleihen Sie Ihrem Text Flair

Die Textformatierung ist in der iOS-Version von Mail etwas versteckt.

Dies ist eine ziemlich grundlegende Funktionalität, weshalb es überraschend ist, dass so wenige Leute die eingebauten Formatierungsoptionen in Mail kennen oder verwenden. Um fair zu sein, ist die Textformatierung von Mail (fett, kursiv usw.) nicht besonders offensichtlich. Aber es ist in Mail verfügbar.

Tippen Sie einfach in der Mail-App auf eine Nachricht. Wählen Sie dann den Text aus, den Sie fett, kursiv oder unterstrichen möchten. Tippen Sie auf das nach rechts gerichtete Pfeilsymbol und dann auf das Symbol „ B I U“, um Ihren Text zu formatieren.

8. Wischen Sie nach unten zu Entwürfe

Wischen Sie von der grauen Leiste nach unten, um Ihren Entwurf „unter“ einem Posteingang zu speichern.

Die Art und Weise, wie Entwürfe in der iOS Mail-App funktionieren, scheint etwas klobig und nicht intuitiv zu sein. Schließlich müssen Sie für eine Nachricht auf Abbrechen und Entwurf speichern klicken, um zu Ihrer Mailbox zurückzukehren, oder? Technisch gesehen ist das eine Möglichkeit, dies zu tun. Es gibt jedoch eine viel einfachere (und weniger bekannte) Problemumgehung.

Beginnen Sie mit der Eingabe einer Nachricht in Mail. Schauen Sie dann oben im Nachrichtenbereich nach. Sehen Sie diesen kleinen rechteckigen grauen Balken über der neuen Nachricht? Wischen Sie davon nach unten und die Nachricht wird automatisch unter Ihrer unteren Navigationsleiste gespeichert. Von hier aus haben Sie einfachen Zugriff auf Ihren Posteingang. Tippen Sie einfach auf die neue Nachricht, um Ihren Entwurf abzurufen.

7. Alle Entwürfe anzeigen

Halten Sie das Symbol Neue E-Mail gedrückt. Daraufhin wird eine Liste der vorherigen Entwürfe angezeigt.

Während der vorherige Tipp eine einfache Möglichkeit ist, einen einzelnen Entwurf griffbereit zu halten, hilft er nicht viel für Ihre zuvor geschriebenen Entwürfe. Mail hat aber auch einen kleinen Trick, um schnell zu diesen Nachrichten zu gelangen.

Wenn Sie Ihren Posteingang anzeigen, tippen Sie einfach auf das Symbol Neue E-Mail / Verfassen in der unteren rechten Ecke des Bildschirms und halten Sie es gedrückt. Von dort aus sehen Sie eine Liste aller Ihrer vorherigen Entwürfe.

6. Schütteln, um gelöschte Nachrichten wiederherzustellen

E-Mail versehentlich löschen? Schütteln Sie Ihr iPhone, um es schnell wiederherzustellen.

Eine wichtige E-Mail versehentlich löschen? Wenn Sie ein iOS-Gerät verwenden, müssen Sie nicht in Ihrem Papierkorb stöbern.

Wenn Sie eine Nachricht gelöscht haben, die Sie nicht beabsichtigt haben, schütteln Sie einfach Ihr iPhone. Es wird ein Dialogfeld "Papierkorb rückgängig machen" mit der Option zum Wiederherstellen der Papierkorbmeldung angezeigt. Auf der anderen Seite können Sie auch nach dem Wiederherstellen der Nachricht schütteln, um sie erneut in den Papierkorb zu senden.

5. Fügen Sie Anhänge hinzu

Das Anhängen von Dateien an E-Mails in iOS ist nicht offensichtlich, aber eine Option.

Wie bei der Textformatierung unterstützt die iOS Mail-App das Hinzufügen von Anhängen zu Ihren E-Mails. Dies macht jedoch nicht deutlich, dass dies der Fall ist. Das Anhangsmenü wird tatsächlich innerhalb derselben Tippgeste ausgeblendet.

Tippen Sie in einer Nachricht einfach zweimal auf eine beliebige Stelle im Textkörper der E-Mail. Tippen Sie dann auf den Pfeil nach rechts und dann auf die Schaltfläche Anhang hinzufügen. Anschließend werden verschiedene offensichtliche Anhänge angezeigt, darunter iCloud Drive, Dropbox und Google Drive.

4. Verwenden Sie Siri zu Ihrem Vorteil

Die Verwendung von Siri zur Verwaltung Ihrer E-Mails wird stark unterschätzt.

Siri ist vielleicht nicht die klügste oder fähigste digitale Assistentin, aber wenn Sie iOS verwenden, ist sie immer da, wenn Sie sie brauchen. Aufgrund der nativen Integration hat Siri tatsächlich ein paar Tricks im Ärmel, wenn es um Funktionen mit der Mail-App geht.

Sie können es selbst ausprobieren. Rufen Sie einfach Siri an und bitten Sie sie, nach einer Nachricht zu einem bestimmten Thema oder von einem bestimmten Kontakt zu suchen. Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail schreiben, können Sie auch Siri aufrufen und sagen: "Erinnern Sie mich daran, dies später zu beenden."

3. Erhalten Sie Benachrichtigungen für VIPs

Fügen Sie Mail einige VIPs hinzu und legen Sie VIP-Benachrichtigungen fest, damit Sie nie wieder eine wichtige Nachricht verpassen.

Das Entfernen wichtiger E-Mails von unwichtigen E-Mails sollte ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste für die E-Mail-Organisation stehen. Glücklicherweise macht es Mail mit einer VIP-Liste einfach. Gehen Sie einfach in den Bereich "Postfächer" und tippen Sie auf die VIP-Mailbox (oder auf das Symbol "I" neben VIP). Fügen Sie einige Benutzer aus Ihren Kontakten hinzu.

Es lohnt sich auch, auf das VIP-Benachrichtigungssymbol in diesem VIP-Listenmenü zu tippen. Von dort aus können Sie einen benutzerdefinierten Benachrichtigungston und eine Vibration festlegen, wenn Sie VIP-E-Mails erhalten. Dies ist eine unglaublich nützliche Methode, um festzustellen, ob es sich lohnt, eine E-Mail anzusehen, ohne das Telefon aus der Tasche zu ziehen.

2. Erhalten Sie Benachrichtigungen für bestimmte Threads

Wischen Sie in einer E-Mail nach rechts, tippen Sie auf Mehr und anschließend auf Benachrichtigen, um Benachrichtigungen für diesen Thread zu erhalten.

In anderen Fällen möchten Sie möglicherweise einen einzelnen wichtigen E-Mail-Thread verfolgen, ohne jemanden dauerhaft zu Ihrer VIP-Liste hinzuzufügen. Glücklicherweise gibt es in Mail für iOS auch eine Möglichkeit, dies zu tun.

Gehen Sie einfach in einen beliebigen Posteingang. Wischen Sie in einer Nachricht nach rechts und tippen Sie auf die dreipunktige Schaltfläche Mehr. Tippen Sie im Dropdown-Menü auf Benachrichtigen… und bestätigen Sie dann. Um diese Aktion rückgängig zu machen, wischen Sie einfach erneut nach rechts, tippen Sie auf Mehr und anschließend auf Benachrichtigung beenden.

1. Holen Sie sich einen größeren Posteingang

Mailbox fühlen sich eng? Sie können mehr Nachrichten auf Ihrem Display platzieren, indem Sie Textvorschauzeilen nixen.

Das Arbeiten mit E-Mails auf einem mobilen Gerät ist normalerweise ein Kinderspiel. Die kleineren Displays der meisten Smartphones können jedoch dazu führen, dass sich Ihr Posteingang im Vergleich zu einem web- oder computerbasierten Client etwas beengt anfühlt.

Sie können tatsächlich etwas mehr Posteingang aus Ihrem Display herausholen, indem Sie zu Einstellungen -> Mail -> Vorschau gehen. Von dort aus wählen Sie einfach 1 Zeile oder Keine. Hiermit wird bearbeitet, wie viel eine E-Mail-Textvorschau Mail Ihnen zeigt. Ohne diesen Text können Sie viel mehr E-Mails auf Ihren Bildschirm bringen.

Bonus iOS 13 Mail-Tipps

Ab iOS 13 hat Apple neue Funktionen eingeführt, mit denen Sie blockierte Absender blockieren, stummschalten und ignorieren können, um Spam zu reduzieren.

  • E-Mail-Thread stumm schalten. Tippen Sie auf Einstellungen> Mail> Stummgeschaltete Thread-Aktion und wählen Sie zwischen "Als gelesen markieren" oder "Archivieren oder löschen".

In Ihrer E-Mail können Sie jetzt wischen und "Mehr" gefolgt von "Stumm" auswählen. Dadurch werden keine neuen Konversationen mehr in diesem E-Mail-Thread gesendet.

Schalten Sie E-Mail-Threads stumm und blockieren Sie unbekannte Absender
  • Blockierte Absender ignorieren - Wählen Sie in Ihren E-Mail-Einstellungen " Blockierte Absender ignorieren" aus. Alle E-Mails von Benutzern in Ihrer Sperrliste werden automatisch entfernt, bevor Sie Ihren Posteingang erreichen.

Sie können sich über alle neuen Änderungen in Bezug auf Spam und Robocall-Reduzierung in iOS 13 informieren.

Mail unter macOS

Die Mail-App unter macOS ist eine wirklich leistungsstarke App zum Senden, Empfangen und Organisieren von E-Mails. Die App bietet viel mehr als man denkt, was unweigerlich bedeutet, dass es wahrscheinlich Unmengen von Dingen gibt, von denen Sie nicht wussten, dass Mail unter macOS dies kann.

10. Nutzen Sie die Suche

Verwenden Sie die Suchleiste nicht nur für einfache Aufgaben, sondern sie kann auch einige komplexe oder detaillierte Suchvorgänge ausführen.

Wenn Sie die Mail-App unter macOS verwenden, kennen Sie bereits die Suchleiste in der oberen rechten Ecke. Möglicherweise wissen Sie jedoch nicht, wie leistungsfähig diese Suchleiste sein kann. (Sie können eine Suche einfach mit Befehl + Option + F aufrufen.)

Die Suchleiste unterstützt beispielsweise die natürliche Sprache. Geben Sie einfach "E-Mails von gestern" oder "E-Mails mit Anhängen" ein. Die Suche kann viel detaillierter werden, wenn Sie versuchen, zwei Daten mit einem Bindestrich dazwischen in die Suchleiste einzugeben, um innerhalb dieses Zeitraums empfangene E-Mails zu finden.

9. Holen Sie sich etwas Ruhe

Wenn Sie nicht wissen müssen, ob eine E-Mail sofort eingeht, kann die Einstellung eines längeren Intervalls zwischen Warnungen Ihre Produktivität steigern.

Benachrichtigungen können sehr schnell sehr nervig werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn alle paar Minuten E-Mails eingehen. Wenn Ihr Mac mit dieser Geschwindigkeit auf Sie piept und Sie etwas Ruhe brauchen, können Sie tatsächlich ändern, wie oft Mail Sie unterbricht.

Standardmäßig ist Mail so eingestellt, dass automatisch nach neuen Nachrichten gesucht wird. Das bedeutet, dass Sie immer dann angerufen werden, wenn eine eingehende E-Mail erkannt wird. Sie können dieses Verhalten jedoch unter E-Mail -> Einstellungen bearbeiten. Versuchen Sie auf der Registerkarte Allgemein unter Nach neuen Nachrichten suchen ein längeres Intervall wie 15 oder 30 Minuten.

8. Passen Sie Ihre Symbolleiste an

Die Mail-Symbolleiste ist in macOS überraschend anpassbar.

Die Standardsymbolleiste in Mail funktioniert wahrscheinlich für die meisten Benutzer. Wie bereits erwähnt, verfügt Mail jedoch häufig über eine weitere Ebene von Funktionen und Anpassungen unter der Oberfläche. Dies ist bei der Symbolleiste der Fall, die tatsächlich unglaublich anpassbar ist, wenn Sie wissen, wo Sie suchen müssen.

Um Ihre Symbolleiste anzupassen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf einen leeren Bereich in der Symbolleiste. Wählen Sie dann im Dropdown-Menü die Option Symbolleiste anpassen. Von dort aus sollten Sie ein neues Fenster mit einer Reihe verschiedener Optionen sehen. Es gibt eine Menge verschiedener Schaltflächen, die Sie ein- und auswechseln können. Experimentieren Sie also, bis Sie ein Setup gefunden haben, das Ihnen gefällt.

7. Weiterleiten, nicht weiterleiten

Das Umleiten ähnelt dem Weiterleiten, Sie erhalten jedoch keine zukünftigen Updates von einem E-Mail-Thread.

Die meisten von uns leiten E-Mails wahrscheinlich an eine andere Person in ihrem täglichen Leben weiter. Das ist großartig, um die Kommunikation an eine andere Person weiterzugeben, aber es kann ärgerlich werden, wenn der Empfänger auf Alle antworten und nachfolgende E-Mails klickt, um alle anderen im Thread zu erreichen - auch Sie.

Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail erhalten und diese ohne die Möglichkeit weitergeben möchten, dass Sie eine E-Mail zurückerhalten, verwenden Sie eine Umleitung anstelle einer Weiterleitung. Wählen Sie eine E-Mail in Mail aus und klicken Sie dann in der oberen Menüleiste auf die Schaltfläche Nachricht. Klicken Sie dann auf Weiterleiten, geben Sie die E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Senden. Sie können auch Umschalt + Befehl + E verwenden.

6. Richten Sie einige Mail-Regeln ein

Stellen Sie sich Mail-Regeln wie "Workflows" oder "Verknüpfungen" für das Weiterleiten und Organisieren von E-Mails vor.

Eine der leistungsstärkeren, aber wenig genutzten Funktionen der macOS Mail-App ist Rules. Grundsätzlich handelt es sich bei Regeln um vorgegebene „Workflows“, mit denen Mail bestimmte Nachrichten abhängig von den von Ihnen eingegebenen Einstellungen automatisch organisieren, blockieren, löschen oder hervorheben kann.

Gehen Sie einfach zu Mail -> Einstellungen -> Regeln. Von hier aus können Sie Regel hinzufügen. Anschließend legen Sie bestimmte Parameter fest, z. B. woher eine Nachricht stammt oder welche Art von Inhalt sie enthält. Schließlich legen Sie eine Ausgaberegel fest. Beispielsweise kann Mail alle E-Mails von einem bestimmten Konto automatisch in einen separaten Ordner senden. Die Möglichkeiten sind grenzenlos.

5. Erstellen Sie eine Smart Mailbox

Wie Regeln ist auch eine intelligente Mailbox eine weitere Option für die E-Mail-Organisation.

Smart Mailboxes sind wie Rules ein weiteres leistungsstarkes Tool, das in Mail integriert ist. Grundsätzlich ist eine Smart Mailbox eine Möglichkeit, alle E-Mails, die bestimmten Kriterien entsprechen, an einem Ort zu sammeln und zu organisieren. Erstellen Sie eine intelligente Mailbox für "Nachrichten von der Familie", und fügen Sie dann die E-Mail-Adressen Ihrer Familie hinzu. Den Rest erledigen Sie.

Das ist natürlich nur eine Verwendung einer Smart Mailbox - und die Möglichkeiten liegen ganz bei Ihnen. Um eine Smart Mailbox zu erstellen, klicken Sie in der oberen Menüleiste auf die Schaltfläche Mailbox und dann auf Neue Smart Mailbox. Von hier aus geben Sie verschiedene Kriterien ein. Beachten Sie, dass Smart Mailboxes vorhandene, gelesene E-Mails in Ihrem Posteingang sowie zukünftige E-Mails organisieren.

4. Vermeiden Sie Probleme mit Anhängen

Stellen Sie sicher, dass diese beiden Optionen aktiviert sind, wenn beim Senden von Anhängen an Ihre Windows-Freunde Probleme auftreten.

Wenn Sie jemandem auf einem Windows-PC oder Linux-Computer eine E-Mail senden, können Probleme mit der Kompatibilität von Anhängen auftreten. Glücklicherweise gibt es einige einfache Tricks, mit denen Sie Probleme beim Senden von E-Mail-Nachrichten an Ihre Windows-Freunde vermeiden können.

  • Verwenden Sie Mail Drop oder Dropbox, um größere Bilder oder Anhänge zu senden.
  • Gehen Sie zu Bearbeiten -> Anhänge und stellen Sie sicher, dass diese beiden Optionen aktiviert sind: Immer Windows-freundliche Anhänge senden und Anhänge immer am Ende der Nachricht einfügen.
  • Überprüfen Sie Ihre Dateierweiterungen. Windows-Computer benötigen Dateierweiterungen, damit sie funktionieren. Stellen Sie daher sicher, dass Sie sie nicht aus einer Datei löschen, die Sie an einen PC-Benutzer senden.

3. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Bildvorschau

Wenn Sie mit dem Terminal vertraut sind, können Sie bearbeiten, ob Mail eine Dateivorschau anzeigt.

Standardmäßig zeigt Mail Ihnen beim Öffnen einer Nachricht automatisch eine Vorschau von PDF-Dateien oder Bildern an. Es gibt jedoch eine Reihe von Gründen, warum Sie es deaktivieren möchten. Ein möglicher Grund ist die Geschwindigkeit, während die Sicherheit ein anderer sein kann.

Sie können dieses Verhalten bearbeiten, jedoch nicht in der Mail-App. Stattdessen müssen Sie das Terminal öffnen und die folgende Zeichenfolge einfügen.

defaults write com.apple.mail DisableInlineAttachmentViewing -boolean yes 

Um die Bildvorschau in Mail später wieder zu aktivieren, öffnen Sie Terminal und kopieren / fügen Sie dieselbe exakte Zeichenfolge ein, tauschen Sie jedoch am Ende "Ja" gegen "Nein" aus.

2. Senden Sie eine Datei (sehr schnell)

Das Ziehen und Ablegen einer Datei auf eine App im Dock kann eine echte Zeitersparnis bedeuten.

Haben Sie eine Datei, die Sie schnell an einen Kontakt senden müssen? macOS unterstützt tatsächlich die Möglichkeit, Dateien aller Art auf Apps im Dock zu ziehen und dort herunterzuziehen. Dies gilt natürlich auch für die Mail-App.

Wenn Sie das nächste Mal eine Datei an eine E-Mail anhängen müssen, ziehen Sie sie einfach per Drag & Drop auf das Mail-Symbol im unteren Dock. Mail wird automatisch mit einer neuen Nachricht geöffnet, an die die Datei angehängt ist. Es spart nur ein paar Sekunden - aber sie können sich schnell summieren, wenn Sie viele Medien oder Anhänge auf Ihrem Mac senden.

1. Finden Sie heraus, wo macOS Ihre E-Mails aufbewahrt

Mit der Option Finder Gehe zu Ordner können Sie bequem herausfinden, wo Mail Ihre E-Mails aufbewahrt.

Aufgrund der Funktionsweise der meisten E-Mail-Anbieter müssen Sie Ihre Nachrichten wahrscheinlich nicht physisch auf einem separaten USB-Laufwerk oder einer SSD sichern. Aber natürlich gibt es wahrscheinlich eine Reihe von Gründen, warum Sie die Straße hinunter wollen oder müssen.

Es ist ziemlich einfach zu finden, wo Mail Ihre E-Mail-Nachrichten tatsächlich auf Ihrem Gerät speichert. Öffnen Sie einfach ein Finder-Fenster und wählen Sie in der oberen Menüleiste Gehe zu -> Gehe zu Ordner…. Kopieren Sie dann die folgende Zeichenfolge, fügen Sie sie ein und klicken Sie auf OK.

~/Library/Mail/V5

Apple Mail unter iOS und macOS ist eine der beliebtesten Anwendungen, die von Benutzern weltweit verwendet wird. Es verfügt möglicherweise nicht über alle Funktionen einer Mail-App eines Drittanbieters, enthält jedoch noch viele versteckte Tipps und Tricks, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern und gleichzeitig Ihre Sicherheit gewährleisten können.

Gibt es einen Lieblingstipp, den wir hier nicht behandelt haben? Bitte lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen.